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オフィス移転がお勧めな状況
オフィス移転を決意する理由としては様々かと思います。しかし、以下のような状況のときは、理由に限らずオフィス移転がお勧めです。
初めてオフィス移転をする皆さま。オフィス移転でやる事、やらなければならない事が分からなくて困ってはいませんか？社会人の多くが1日の大半、一生の大半といっていいほどの時間をオフィスで過ごします。オフィスは単なる仕事をするためだけの場ではないのです。
オフィス環境が良ければ仕事の質も、社員の会社に対する満足度も高まります。反対に、オフィス環境が悪ければ社員のモチベーションも下がり、仕事の質も満足度も下がる訳です。皆さまがオフィス移転を決意した、検討している理由の多くも社員に関わるもののはず。
しかし、オフィス移転はただ実行すればいいというものではありません。事前準備からやる事を明確にし、要所を捉えて効率的に進めていく必要があります。やる事ができていないと、以前よりもオフィス環境が悪くなることも。では、オフィス移転でやる事について、ありがちな失敗談についてご紹介しましょう。
What We Offerオフィス移転を決意する理由としては様々かと思います。しかし、以下のような状況のときは、理由に限らずオフィス移転がお勧めです。
まず、オフィス環境が良くないのであれば移転をお勧めします。
社員の定着が悪い…
リクルーティングが進まない…
顧客が寄ってこない…
もし上記に心当たりがあるのなら、オフィス環境が良くないことが原因かもしれません。
冒頭で紹介した通り、社員（社会人）の多くは一生の大半をオフィスで過ごします。オフィスの居心地が悪い、働きづらい環境では長く過ごしたいとは思わないのです。
当然、オフィス環境が良くないのでは、就職希望者や顧客も集まってきません。オフィス移転したことで就職希望者が2倍以上に、顧客数とのつながりが強くなったというケースはよくあります。
次に、無駄にコストがかかっているのも移転がお勧めです。
デッドスペースがある…
社員数に比べて広すぎる…
立地と業種が合っていない…
もし、上記に心当たりがあるのなら無駄なコストのかかっている可能性があります。
会社経営の悩みのタネとしてもっともよく挙げられるのが”経費”です。人件費や在庫管理に並び、”オフィスの維持費（賃料など）”も経費として大きな負担になります。
月々の賃料を10万円下げるだけで、年間120万円の経費削減に。都心部からちょっと離れるだけ、賃料を10万円下げるのは十分に可能です。浮いた経費は他の予算に回せます。
最後に、ビル（オフィスの）の耐震・耐火性が低いのも移転をお勧めします。
ビルが古すぎる…
コンクリ壁にヒビが入っている…
地震の危険度が高い地域…
もし上記に当てはまるのなら、ビルの耐震・耐火性に不安があるかもしれません。
2016年4月14日、熊本県と大分県で震度6以上の大きな地震（熊本地震）が複数回にわたり発生しました。全壊、半壊を含めると住宅などの被害棟数は7万棟（2016年5月時点）にも。
1981年5月以前の”旧耐震基準”に建てられたおよそ3割が倒壊したというデータもあります。地震大国”日本”、耐震・耐火性に不安のあるビル（オフィス）では、社員も安心して仕事できないでしょう。
オフィス移転が決まったのなら、移転の前の準備（やる事）を始めましょう。オフィス移転でもっとも大切なのは前準備。前準備をしっかりやる事でオフィス移転をスムーズに、かつ満足度の高いものにできます。
オフィス移転でまずやる事といえば”移転スケジュールを決める”ことです。
この後、より詳しく紹介しますが、オフィス移転の前にやる事は大まかに挙げても以下の9つ。
上記のように、やる事が多いだけにスケジュールを決めておかないと思い通りには進みません。移転希望日に合わせて、逆算して考えるとスケジュールは決めやすいです。
ちなみに、スケジュールは自社だけでなく、業者（他社）の予定も考慮しておくことをお勧めします。12月や3月など、移転（引越し）の繁忙期には業者のスケジュールが合わないこともあるのです。
オフィス移転でやる事としては”移転先（物件）を探す”ことも挙げられます。
オフィス移転を決断したからには、広さや間取り、立地など現在のオフィスに対してなんらかの不満があるはず。移転先には現在の不満を解消してくれる条件を求めているはずです。
ただし、条件を欲張りすぎると賃料が高くなることも。これだけは…、と譲れない条件を決めた上で予算に合わせて探すのが良いでしょう。良い物件ほどすぐに売れるので、気に入ったら迷わず契約することも大切です。
オフィス移転の前にやる事としては”（オフィスの）レイアウトの作成”もあります。
どんなに広くても、好立地にあったとしてもレイアウトが不十分では満足度の低いオフィスになります。レイアウトとはデスクや複合機などの配置、導線（人の流れ）など。レイアウトは以下の2つを意識すると良いです。
まず、ワークスペース（作業スペース）や会議室、応接室など必要となるスペースを決めておきます。その上で、オフィスの空間（広さ）に合わせて各スペース（区画）を割振る訳です。
次に、各スペースが決まれば、ワークスペースや導線を確保していきます。ワークスペースは1人あたり2,4坪、導線（通路）は幅1.5mほど確保したいところ。オフィス移転を専門に請け負う業者もいるので、相談してみるのもお勧めです。
”コストシミュレーションの作成”もオフィス移転の前にやる事と言えます。
コストシミュレーションとはその名の通り、”どこにどれだけの予算を掛けるのか”を考えることです。オフィス移転に向けて予算を確保しているとはいえ、全てを叶えられるほどの余裕はないはず。
上記の他にも、現在のオフィスを引き払うのにかかる”原状回復費用”、荷物を移動させるための”引越し費用”なども。まず確実にかかる費用から計算し、その上で備品の追加や内装の変更などに予算を当てるのが良いでしょう。
オフィス移転の前にやる事としては”各種届出の提出”も忘れてはいけません。
事業によって異なりますが、基本的にオフィスを設置するには様々な決まりごとがあります。当然、国や行政などに対する書類、提出物もあるのです。例えば、以下のような提出物が挙げられます。
また、飲食関係や接客関係など、業種によっては警察署や各省庁に提出すべき書類も。届出を忘れたり、提出しても許可が下りないと移転できないこともあるので要注意です。
オフィス移転の前にやる事として”取引先などにお知らせ”することも大切です。
取引先はもちろん、現在のビルにある他のテナント（オフィス）などにも移転の挨拶をしておきましょう。デジタル化が進んでいるとはいえ、ビジネスの世界は常に人と人とのつながりで成り立っています。
できれば直接、難しいなら”お手紙”という形でお知らせします。ただし、送り先の数によっては準備するのに時間がかかることも。届くまでにも時間がかかるので、移転の2,3週間前までに郵送できるのが理想です。
”HPやパンフレットなどの書換え”も、オフィスの移転前にやる事として挙げられます。
取引先は直接で良いとして、新規顧客についてはHPやパンフレットなどでしか移転をお知らせはできません。理想としては移転の1,2週間前までに、できれば2カ月以上前にお知らせしておくと混乱も少なくてすみます。
ちなみに、最近では集客の一環として”自社メディア”を運営している会社も多くあります。HP（自社メディア）なだけにあまり関係ないのですが、オフィス移転について一応はお知らせしておくと良いです。
”ネットや電話などの契約”についても、オフィス移転の前にやる事として欠かせません。
IoT（ものとインターネットのつながり）が広まる現在、ネットや電話はどのような業種のオフィスにもまずあります。最近では、山奥で山菜を採取している農家のおじいちゃん・おばあちゃんでさえ、ネット販売を活用する時代です。
たった数日、ネットや電話ができないだけで大きな損失につながることも。ネットや電話の契約は移転予定日の2カ月以上前に済ませ、余裕を持って1週間前までには使える状態にしておくと安心です。
オフィス移転の前にやる事としては”オフィス内の移転準備（引越し準備）”もあります。
荷物の搬出・搬入、内装や電気（配線）工事などは業者に任せるとして、書類やパソコンなど細々としたものは自社で対応する必要が。特に、機密書類やハードディスクなど重要なものは自社で管理しておかないと不安です。
ただし、あまり早くから準備しすぎると、日々の業務に差し支えることも考えられます。移転予定日の1,2週間前から、重要度の低いものから少しずつ片付け始め、前日または前々日あたりに準備できておくのがお勧めです。
”移転時の業者を探す”というのも、オフィス移転の前にやる事です。
規模にもよりますが、オフィス移転は基本的に自社だけではできません。ただ荷物を移動させるだけでも大きなものは”引越し業者”に。空調設備やサーバー、複合機など特殊な設備はより”専門の業者”に依頼する必要があります。
12月や3月など引越し（移転）の増える繁忙期には業者のスケジュールが合わないことも。業者によって対応は様々で、移転時の満足度も変わってきます。納得できる業者とを選ぶには、移転予定日の半年前から探したいところです。
前準備ほどではないものの、オフィス移転では事後にもやる事があります。例えば、移転先での挨拶回りや各種届出など。では、オフィス移転後にやる事についてもご紹介しましょう。
オフィス移転が完了したら、まず”移転先での挨拶回り”がやる事として挙げられます。
何十年続く老舗だとしても、移転先では新参者。オフィスビルに移転したのなら同じフロア、上下のフロアに入っているテナント（オフィス）に挨拶しておきます。第一印象は今後の付き合い方にも影響する重要なものです。
ちなみに、電気や内装など大掛かりな工事をするときは、移転前に挨拶しておくのもお勧めです。ちょっとつまめる程度の”菓子折り”を持参しておくと、相手の印象も良くなりトラブルの回避にもつながります。
次に”各種届出を提出する”ことも、オフィス移転が完了したらやる事としてあります。
実は、オフィス移転前よりも、移転後の方が各種届出の数は多くなりがちです。例えば、以下のような届出（書類）が挙げられます。
上記の他にも、銀行やクレジットカード、各種保険（社会保険以外）などの”住所変更”も。どれも手間に感じるものですが、放置しておくとトラブルにつながります。移転後1週間以内に、遅くとも2週間以内に済ませておきましょう。
オフィス移転前後にやる事をまとめてきましたが、まず”移転先”が決まらないことには話は進みません。ただ、実際に移転先を探すとなると何を基準に選べばいいのか？では、移転先を探すポイントをご説明しましょう。
まず、”不動産会社を選ぶ”ことからこだわってみましょう。
というのも、不動産会社によって対応している物件に違いがあります。同じエリアにある不動産会社でも、A社とB社では物件数に差があることも。当然、物件数が多ければ選択の幅も増え、より条件に合うオフィスを選びやすくなります。
ちなみに、気に入った物件があったとしたら、複数の不動産会社で見積もりを取ってみることをお勧めします。物件によっては不動産会社が”管理会社”のこともあり、仲介手数料などの各種費用を抑えられる場合があるのです。
次に、”周辺環境の調査”も念入りに行うことをお勧めします。
オフィス移転をするからには現在よりもより良い環境で、より利益（収益）につながるようにしたいはずです。オフィスの周辺環境を調査する上で、重要視したいポイントは”面”と”点”の2つ。
自社の業種に合ったエリアであれば、集客から納品までの流れをよりスムーズに。オフィス周辺の交通の便が良ければ取引先も来客しやすく、閑静な場所であれば社員も集中して作業しやすいです。
最後に、”契約内容を知る”ことも移転先を選ぶ上では重要です。
引越した経験のある方ならイメージしやすいと思いますが、物件を借りるには様々な費用がかかります。例えば、賃料（家賃）に共益費、保証金に礼金、更新料や仲介手数料など。
当然、好立地にある物件ほど費用は高くなりやすく、契約条件も厳しくなりがちです。こんなはずでは…、と後悔する事がないよう契約内容は隅からしっかりと目を通し、納得した上で契約しましょう。
移転先を決めるのと同様に、移転時の”業者探し”もまた皆さまを悩ませることかと思います。そこで、移転時の業者探しに役立つ3つの”イ・ロ・ハ”についてご紹介しましょう。
移転時の業者は”身近にオフィス（営業所）”のあるのが理想です。
オフィス移転は一般的に半年前、少なくとも2,3カ月前から準備を行います。引越し業者や工事業者など、各業者とは数カ月に渡って綿密に打ち合わせすることに。営業所が離れた場所にあると、気軽に打ち合わせできないのです。
また、気に入った業者であれば今後もお付き合いを続けたいもの。信頼のできる業者が身近にいれば、作業のたびに業者選びをする必要がありません。移転後にトラブルが発覚しても、身近であれば相談もすぐにできます。
”担当者（営業担当）の人当たり”も業者を選ぶのに重要なポイントです。
先述した通り、オフィス移転には半年から3カ月ほどの時間がかかります。人当たりの良くない担当者と半年、3カ月間も一緒に打ち合わせするというのは、考えただけでも憂鬱なことです。
反対に、初対面から人当たりの良い、気持ちよく話せる担当者であれば打ち合わせも楽しく過ごせます。意思疎通がスムーズにできれば要望も正確に伝えることができ、オフィス移転の満足度も高まるはずです。
業者を選ぶのなら、複数社から”相見積もり”を取るようにしましょう。
相見積もりとは同じ条件で複数社から見積もりを取ること。条件が同じなだけに業者ごとの料金設定、対応範囲の違いがはっきりと分かれます。より条件の良い、求める条件に合う業者を選べる訳です。
また、複数の業者と打ち合わせすることで相性の良い担当者に出会いやすく、かつ他社の見積もりからより良い条件を交渉しやすくもなります。少なくとも2,3社、できれば4,5社から見積もりを取るのが理想です。
オフィス移転をしたからと、必ずしも現在よりも良い結果につながるとは言えません。では、オフィス移転を少しでも成功に導くために、ありがちな失敗談について3つほど見ていきましょう。
”ネットや電話の手配が遅れる…”、というのはオフィス移転でありがちな失敗談です。
ネットや電話は契約から開通までに早くとも2週間、時期によっては1カ月以上かかることも。ネットや電話が使えないのでは、日々の業務に差し支えます。少なくとも1カ月以上前、できれば2カ月以上前に契約しましょう。
万が一、ネットや電話の手配が遅れたら、”Wi-Fiルーター”を契約しても一応はネット環境を準備できます。Wi-Fiルーターであれば1カ月4,000円前後と、打ち合わせなど出先でのネット通信に使うのにも便利です。
”オフィスの契約に重複期間がある…”、というのもオフィス移転では良くある失敗談です。
現在と移転先の賃貸契約の重複期間のこと。アパートとは異なり、オフィスの賃料は1カ月10万円以上というのが当たり前です。立地や広さによっては1カ月100万円以上ということもあります。
もちろん、スケジュールを細かく決めても、少なくとも1カ月前後の重複期間は発生します。2,3カ月と長期の重複期間が発生しないように、オフィス移転を決断した段階からスケジュールを調節しておくと安心です。
”変更事項が浸透していない…”、というのもオフィス移転では珍しくない失敗談です。
オフィス移転のタイミングで社内のルール（規則）を変更することは良くあります。心機一転、新しいことに挑戦するのには、新しいオフィスでというのが良いタイミングなのです。
ただし、”変更すること”と”変更しないこと”を明確にしておかないと業務が噛み合わなくなるかもしれません。また、社員の意見も盛り込んでおかないと、会社の満足度が下がる結果につながる可能性もあるので要注意です。
今回は、オフィス移転に向けて”やる事”についてまとめてみました。事前準備をいかにきっちりするかで、オフィス移転の満足度が変わります。また、事前準備と同様に、オフィス移転の後の手続き等も忘れてはいけません。
オフィス移転の事前準備としては以下が挙げられます。
まずは”移転スケジュール”を明確にし、その上で他の事前準備を進めていくのが良いです。できれば半年前（6カ月）、遅くとも3カ月前から動けるようスケジュールを組んでおくと安心できます。
また、オフィス移転の後にやる事としては以下の2つです。
移転先で新しい関係を築くためにも”挨拶回り”は重要です。各種届出を怠っていると、場合によっては行政からの監視対象にされることもあるので忘れずに提出しておきましょう。
上記から分かる通り、オフィス移転での”やる事”というのは項目が多いだけに漏れてしまうことも。”やる事のリスト化”をしておくと漏れ防止につながるのでお勧めです。
ぜひ、紹介したやる事を参考にし、より満足度の高いオフィス移転を実現させてください。
Copyright © オフィス移転お役立ちガイド